Jaarplanning: goed plan of zonde van je tijd?

Een jaarplan? Wat een onzin. Tenminste; zo dacht ik daarover tot 2017. Ik rende van de ene naar de andere locatie. Of het nu ging om een energieke BEL-workshop, een individuele sessie met werkzoekende, vacature-begeleiding, overleg met mijn boekhouder of een werklunch met mijn Virtueel Assistente.

Toch veranderde ik van inzicht. Nu vind ik een jaarplanning wel BELangrijk. Want een jaarplanning heeft voordelen. Zeker wanneer je gebruik maakt van het heerlijk toetje: 7 handige planningstips om van jouw planning een succes te maken.

Hoe het was: zonder doel is het moeilijk richting bepalen

“Welke weg zal ik nemen?” vroeg ze. Zijn antwoord bestond uit een vraag. “Waar wil je naartoe?” “ Ik weet het niet” antwoordde Alice. “Dan” zei de kat “maakt het niet uit”.  

Dit citaat van Lewis Caroll uit Alice in Wonderland zegt het al. Als je niet weet wat je doel is, is doelgericht acteren onmogelijk. Bij mij ook, ik liet anderen mijn agenda regeren. Een Skype-sessie op zaterdagmiddag? Natuurlijk kan dat. Om 6:00 in de auto om de files voor te blijven? Geen probleem joh. Deze week nog overleg? Ik heb op zondagavond nog wel een gaatje.

Ik sta inmiddels bekend als een ondernemer die overstroomt van de ideeën en projecten. Juist daarom moest ik leren om mijn creativiteit en mijn werkzaamheden te structureren. Door schade en schande heb ik geleerd hoe belangrijk een goede planning is. Want zonder een helder doel voor ogen, maakt het niet uit welke kant je opgaat. Je jaarplan helpt je richting te bepalen.

Stel je jaardoel vast

I want it all. I want it now! ~Queen

Ik zie mijn jaardoel als het allerbelangrijkste wat ik in een jaar wil bereiken. Ik beperk me daarbij tot maximaal drie doelen. Mijn activiteiten in een jaar moeten bijdragen aan het bereiken van deze doelen. Doen ze dat niet? Dan skip ik ze.

Voorkom deze valkuilen bij het vaststellen van je doel:

  • Formuleer geen waslijst aan doelen. Dat is niet overzichtelijk en maakt het onmogelijk te focussen op wat het belangrijkst is.
  • Formuleer naast een concreet doel ook een gevoelsmatig doel. Bijvoorbeeld een omzetstijging van 20 % en meer vrije tijd.
  • Wees realistisch. Onbereikbare doelen demotiveren. Realistische ambitieuze doelen zorgen voor prestaties.

Trechteren

Naast je persoonlijke doelen heb je ook (administratieve) verplichtingen. Jaarlijks je begroting. Ieder kwartaal evaluatiegesprekken. Het maandelijks versturen van facturen. Wekelijks je facturen betalen. Dagelijks je e-mail checken. Breng ook al deze werkzaamheden in kaart.

Zo bouw je vanuit je jaarplanning een kwartaal-, maand-, week- en dagplanning op. Iedere maand evalueer je de afgelopen maand. Ook bedenk je activiteiten voor de komende maand die je helpen je jaardoel(en) te realiseren.

Keuzes? Onderzoek of het bijdraagt aan je overzichtelijke jaardoel(en)

Voorbeeld 1: je ontvangt een uitnodiging om gedurende één maand iedere werkdag ’s-avonds lezingen te geven aan het personeel van een landelijk opererend uitzendbureau. Te gek natuurlijk, want dit past perfect in je doel 20 % meer omzet te verkrijgen. Toch wringt het met je doel: meer vrije tijd. Je hebt die maand tenslotte al 5 jaartrajecten van je incompany trainingen gepland.

Dankzij je heldere jaardoelen neem je makkelijk je beslissing. Je zegt volmondig ja en plant direct een aantal minibreaks in voor de komende maanden.

Voorbeeld 2: om 20 % meer omzet te krijgen, moet je acquisitietechniek verbeteren. Want eerlijk gezegd leiden je telefoongesprekken zelden tot resultaat. Dan is het een goed idee om je nu al in te schrijven op de vrijblijvende interesselijst voor de open workshop van Het Belmeisje op 7 juni 2018. Een workshop speciaal voor zelfstandig professionals. Ook blok je nu al deze dag in je agenda. Heerlijk toch, zo’n vooruitzicht?

Onderhouden: evalueren, brainstormen en bijsturen

Stel bij iedere maandplanning vast of je op koers ligt met betrekking tot het verwezenlijken van je doelen. Stel zo nodig bij en brainstorm wat je de komende maand kunt doen om je doel te bereiken.

Zelf aan de slag? 7 tips voor een succesvolle planning

Tip 1: Volg je eigen ritme

Voor de een werkt het ontzettend goed om een hele dag of zelfs nacht door te beulen tot iets klaar is. Voor de ander werkt het beter om een week lang elke dag een beetje te doen. Er is geen beste manier van werken, behalve jouw manier! Zorg ervoor dat je jouw werk inricht op de manier die het beste bij jou past. Plan je moeilijkste werkzaamheden op je beste momenten. Dan benut je jouw productiviteit optimaal.

Tip 2: Voorkom afleidingen 

Pling: Facebook, pling: whatsApp, pling: LinkedIn bericht, pling: een nieuwe e-mail. Zet alle notificaties uit en gun jezelf ongestoord te werken.

Tip 3: Plan 60/40

Zet je planning niet helemaal vol, maar zorg voor lucht. Dat gaat makkelijk met de 60/40 regel. Vul slechts 60 % van je beschikbare tijd in met taken. 40 % reserveer je voor uitloop, ad-hoc en pauze-momenten. Zodat je weer opgeladen sneller en beter je werk doet.

Tip 4: Leer en ontwikkel

Hang aan iedere taak een tijdsduur en bewaak dit ook. In je hoofd duurt een minuut namelijk veel langer dan op de klok. Vaak duurt die “druk op de knop” veel langer dan verwacht. Maak dus vooraf een inschatting en check of je reëel bent in je planning. Zo niet: bijstellen!

Tip 5:  Maak het klein en behapbaar

Deel grote projecten op in overzichtelijke deeltaken. Zo maak je van een steile helling een comfortabel en toegankelijk wandelpad. Want wat is er fijner dan een taak af te vinken?

Tip 6: Groepeer en structureer

Je hebt een andere focus nodig voor creativiteit dan voor het invoeren van gegevens. Stel je dagplanning zo op, dat er afwisseling is in je werkzaamheden.

Tip 7: Zeg vaker nee

Hoe vaak heb jij klussen op je lijst staan die je eigenlijk helemaal niet wil doen of die je niks opleveren? Waarom doe je ze dan toch? Omdat je geen nee hebt durven zeggen! Doe jezelf en de ander een plezier. Zeg gerust nee, dat is een helder een duidelijk antwoord op een vraag.

Samen jouw doelen helder krijgen én bereiken?

Start jouw briljante jaarplan met één telefoontje naar 06-15 00 80 02, optie 3

 

PS In verband met mijn jaardoelen ben ik van 26 februari t/m 4 maart onBELreikbaar.

PPS Zin in een inspirerende middag? Er zijn nog enkele kaartjes voor de ECHTE ontmoeting op 15 februari met Richard van Kray en Loek Peters.

Deel blog